RSS

Нормативно-правовые акты г. Москвы

16.03.2010

Приложение к распоряжению

управы

от 16 марта 2010г.

№ 116

Регламент

управы Таганского района

города Москвы

(Центральный административный округ)

2010г.

Введение

A) Назначение Регламента. Структура изложения. 5

Б) Основные термины и понятия 5

В) Нормативная база Регламента 6

Раздел I. Система управления управой 6

1. Цели, полномочия и задачи управы 6

1.1. Цели и полномочия управы 6

1.2. Задачи управы 7

2. Принципы и схема управления 7

2.1 Принципы управления 7

2.2 Схема управления 7

3. Организационная структура, штатное расписание, функции и

полномочия 7

3.1. Организационная структура и штатное расписание управы 8

3.2. Функции и полномочия главы управы и заместителей главы управы 8

3.3. Функции структурных подразделений управы, функции и полномочия должностных лиц управы 8

4. Планирование и отчетность 9

4.1. Принципы и организация планирования работы управы и отчетности по выполнению планов 9

4.2. Перспективное планирование. Программа социально-экономического развития района 10

4.3. Контроль за выполнением ПСЭР 11

4.4. Оперативное планирование и отчетность 11

4.5. Планирование работы руководителей 14

5. Порядок подготовки и принятия решений 14

5.1. Распределение ответственности между руководителями по уровням принимаемых решений 14

5.2. Коллегиальные органы 14

5.3. Расширенное совещание у главы управы 15

5.4. Оперативные совещания 17

5.5. Порядок работы штабов и рабочих групп 18

6. Контроль исполнения документов и исполнительская дисциплина 18

6.1. Общие положения 18

6.2. Контроль исполнения документов 19

6.3. Подразделения управы, осуществляющие контроль и анализ исполнения документов 20

6.4. Порядок осуществления контроля 21

6.5. Сроки исполнения документов и снятие с контроля 22

6.6. Исполнительская дисциплина 24

7. Основы документооборота и делопроизводства 25

7.1. Организация документооборота и делопроизводства, цели и задачи 25

7.2. Правила и принципы документооборота и делопроизводства. Электронный документооборот 25

7.3. Подразделения документооборота и делопроизводства 26

7.4. Типы и виды документов 26

7.5. Порядок работы с договорами и соглашениями 28

Раздел II. Ресурсы управы

8. Кадровые ресурсы 28

8.1 Общие положения 28

8.2 Права, обязанности и ответственность сотрудников управы 28

8.3 Основные правила организации труда сотрудников управы 29

8.4. Корпоративная культура 30

9. Информационные ресурсы управы 30

9.1. Информационные каналы и коммуникации управы 30

9.2. Единая система электронного документооборота и делопроизводства 30

9.3. Локальные системы передачи данных 30

9.4. Информационный киоск 32

9.5. Система селекторной связи 32

9.6. Пейджер главы управы 32

9.7. Телефон прямой связи управы 33

9.8. Районные СМИ 33

9.9. Информация ограниченного доступа 34

9.10. Обеспечение защиты информации и информационных ресурсов 34

10. Материальное и организационное обеспечение деятельности управы 35

10.1. Регламент служебного времени 35

10.2. Порядок оснащения рабочих мест 35

11.Безопасность 35

11.1. Информационная безопасность 35

11.2. Пожарная безопасность и порядок эвакуации 35

Раздел III Основные направления деятельности управы. 35

12.Работа с населением и организациями 36

12.1. Принципы, цели и задачи, организация работы с населением 36

12.2. Методы и формы работы с населением 36

12.3. Сбор, анализ и использование информации и регулярной обратной связи по работе с населением района 37

12.4. Использование аналитических данных по работе с населением для принятия управленческих решений 37

12.5. Работа с обращениями граждан и прием граждан 37

12.6. Организация и проведение встреч с населением 40

12.7. Работа с общественными организациями, движениями и формированиями 40

12.8. Прогнозирование кризисных ситуаций и работа по их локализации 41

12.9 Создание и работа Общественного совета района 42

12.10. Служба «Одно окно» 42

13.Взаимодействие управы с префектурой ЦАО и органами местного самоуправления 42

13.1. Взаимодействие управы района с префектурой ЦАО 42

13.2. Взаимодействие управы с органами местного самоуправления 43

14.Межрегиональные связи 43

14.1. Порядок осуществления межрегионального сотрудничеств 43

14.2. Подготовка и ведение переговоров 44

14.3. Заключение договоров, соглашений и контроль их выполнения 44

14.4. Обмен визитами официальных лиц и делегаций 45

14.5. Осуществление переписки 45

Заключение. 45

Ответственность за нарушение Регламента 45

Принятие и порядок внесения изменений в Регламент 45

Введение

A) Назначение Регламента. Структура изложения.

Регламент управы Таганского района города Москвы (далее - Регламент) - основной нормативный документ, который:

· описывает систему управления управой;

· задает стандарты деятельности управы и их взаимосвязь;

· определяет основные понятия и термины, используемые в работе управы.

Цели Регламента:

· совершенствование и гармонизация деятельности структурных подразделений управы во взаимодействии с федеральными органами власти, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления, общественными объединениями, юридическими лицами и гражданами;

· обеспечение общих стандартов работы сотрудников и подразделений управы;

· облегчение адаптации новых сотрудников управы.

Регламент описывает связанные между собой:

· элементы системы управления, используемые в управе;

· ресурсы управы.

Регламент стандартизует деятельность структурных подразделений управы.

Б) Основные термины и понятия

Управа Таганского района (далее - управа) - территориальный орган исполнительной власти города Москвы подведомственный Правительству Москвы. Оперативное руководство, координацию и контроль за деятельностью управы района осуществляет префект Центрального административного округа в пределах полномочий, установленных нормативными правовыми актами города Москвы.

Регламент управы - свод правил, регулирующих внутреннюю организацию и порядок работы управы.

Структура управы - внутреннее строение, деление на структурные подразделения и службы(отделы) и их связь между собой.

Функции – действия или виды работ, которое должно выполнять подразделение или лицо для осуществления поставленных задач.

Полномочия – юридическая узаконенная возможность требовать или запрещать, а также предпринимать определенные действия.

Система управления – методы, процедуры, приемы воздействия организации на своих сотрудников с целью максимального использования их потенциала для достижения организационных целей.

Система контроля – содействие правильному и своевременному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от их представления.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности управы.

Остальные термины, нуждающиеся в однозначном толковании, приводятся в соответствующих разделах настоящего Регламента или в иных нормативных документах.

В) Нормативная база Регламента

Регламент основан на следующих нормативных правовых актах:

-Конституции Российской Федерации;

-Федеральном Законе Российской Федерации от 29.07.2004 г. № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и иных нормативных правовых актах Российской Федерации;

-Уставе города Москвы;

-Законе города Москвы от 26.07.2005 г. № 3 «О государственной гражданской службе города Москвы»;

-Регламенте Правительства Москвы (постановление Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года № 112-ПП);

-постановлениях Правительства Москвы от 03.12.2002г. № 981-ПП «Об образовании территориальных органов исполнительной власти города Москвы – управ районов» и от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы».

Раздел I. Система управления управой

1. Цели, полномочия и задачи управы

1.1 Цели и полномочия управы

1.1.1. Цели управы определяются Положением об управе района города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы». Основные цели управы:

· Осуществление полномочий контрольной, координирующей и исполнительно-распорядительной деятельности на территории района;

· Обеспечение планомерного и устойчивого развития района и улучшение условий жизни его жителей.

Для реализации указанных целей управа, в соответствии с приведенным в предыдущем пункте постановлением Правительства Москвы, наделена соответственными правами и полномочиями в области:

· экономики, финансов, управления имуществом;

· строительства, землепользования и охраны окружающей среды;

· потребительского рынка и услуг;

· транспорта, связи и безопасности движения;

· социальной защиты населения, молодежной, семейной политики, труда и занятости;

· образования, здравоохранения, культуры и спорта;

· взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления;

· работы с населением, общественными объединениями граждан, средствами массовой информации

1.2 Задачи управы

1.2.1. Задачи управы определяются решениями вышестоящих организаций, Программой социально-экономического развития района на год, внутренними документами управы.

2. Принципы и схема управления

2.1. Принципы управления

В управе реализуется система управления, основанная на следующих принципах:

Единоначалие: руководитель несет персональную ответственность за принятые им решения;

Целенаправленность: деятельность всех подразделений и сотрудников подчинена целям Управы и направлена на реализацию задач управы;

Профессионализм и результативность: каждый сотрудник стремится к тому, чтобы достичь максимального результата в исполнении своих функций;

Качество: каждый сотрудник стремится к тому, чтобы выполнить свою работу наилучшим образом в соответствии с принятыми нормами и стандартами;

Открытость для населения и организаций: сотрудники управы, документы, информация и мероприятия открыты для населения и организаций в той мере, насколько это отвечает целям и задачам управы и действующему законодательству.

2.2 Схема управления

2.2.1. В управе Таганского района реализована единая система управления, которая состоит из взаимосвязанных элементов:

· цели и задачи управы;

· функции руководителей и структурных подразделений;

· организационная структура;

· система планирования и отчетности;

· система принятия решений;

· система контроля;

· делопроизводство и документооборот;

· информационное обеспечение.

2.2.2. Каждый элемент системы управления регламентируется (стандартизуется) отдельным нормативным документом управы. В целом они образуют систему регламентов (стандартов) управы Таганского района.

3. Организационная структура, штатное расписание, функции

и полномочия

3.1. Организационная структура и штатное расписание управы

3.1.1. Организационная структура и штатное расписание управы формируются на основании постановлений Правительства Москвы от 03.12.2002г. № 981-ПП «Об образовании территориальных органов исполнительной власти города Москвы – управ районов» и от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы» и в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы города Москвы, утвержденным указом Мэра Москвы, для оптимального решения целей и задач управы, согласовываются с префектом Центрального административного округа и Департаментом территориальных органов исполнительной власти города Москвы и утверждаются главой управы.

3.1.2. Названия структурных подразделений и должностей в документах управы приводятся в соответствии с тем, как они указаны в организационной структуре и штатном расписании.

3.2. Функции и полномочия главы управы и заместителей главы управы

3.2.1. Управу района возглавляет глава управы, который назначается на срок полномочий Мэра Москвы и освобождается от должности Правительством Москвы по представлению префекта соответствующего административного округа, согласованному с членом Правительства Москвы, осуществляющим в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Москвы контроль за деятельностью и координацию работы территориальных органов исполнительной власти города Москвы.

3.2.2. Руководство управой осуществляется на основе единоначалия (см. главу 1.1). Глава управы несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управу задач и осуществление управой своих полномочий.

3.2.3. Первый заместитель, заместители главы управы района и руководитель аппарата управы района города Москвы назначаются на должность на срок от 1 года до 5 лет и освобождаются от должности префектом соответствующего административного округа по представлению главы управы города Москвы, согласованному с членом Правительства Москвы, осуществляющим в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Москвы контроль за деятельностью и координацию работы территориальных органов исполнительной власти города Москвы, и Управлением государственной службы и кадров Правительства Москвы.

3.2.4. Обязанности главы управы, первого заместителя главы управы, заместителей главы управы и руководителя аппарата управы определяются распоряжением главы управы.

3.3. Функции структурных подразделений управы, функции и полномочия должностных лиц управы

3.3.1. Функции структурных подразделений определяются организационной структурой управы, распределением обязанностей и полномочий среди руководителей управы, отраслевыми нормами и правилами, решениями вышестоящих органов.

3.3.2. Функции структурных подразделений утверждаются распоряжением главой управы в виде «Положения» о соответствующем структурном подразделении.

3.3.3. Функции и полномочия должностных лиц управы определяются организационной структурой управы, распределением функций и полномочий среди руководителей управы, функциями службу и структурных подразделений управы, отраслевыми нормами и правилами, решениями вышестоящих органов.

3.3.4. Функции и полномочия должностных лиц управы в соответствии с законом города Москвы от 26.01.2005г. № 3 «О государственной гражданской службе города Москвы» фиксируются в должностном регламенте, утверждаемом главой управы. Оригиналы должностных регламентов, как единый комплект, хранятся у главного специалиста по вопросам государственной гражданской службы и кадров управы. Копия должностного регламента выдается должностному лицу, занимающую соответствующую вакансию, для постоянного пользования.

3.3.5. Все документы, фиксирующие распределение функций и полномочий, выполняются в управе Таганского района в едином стандартном шаблоне.

4. Планирование и отчетность

4.1. Принципы и организация планирования работы управы и отчетности по выполнению планов

4.1.1. Планирование работы управы, как один из элементов системы управления управой, предназначено для:

· мобилизации усилий управы района на решение приоритетных задач района;

· повышения результативности и эффективности деятельности управы и ее подразделений в исполнении своих функций и при реализации конкретных программ;

· упорядочения и координации работы управы в целом, как функционирующей организации.

4.1.2. Систему планирования образуют процедуры планирования и отчетности, модели планирования и отчетности, должностные лица, осуществляющие функции планирования и отчетности.

4.1.3. Планирование деятельности (работы) и отчетность строятся по следующим уровням:

· перспективное планирование развития района;

· оперативное планирование работы управы и структурных подразделений;

· личное планирование сотрудников.

4.1.4. Принципы планирования и отчетности:

· субординация: Руководители ставят приоритеты, цели и задачи, контроли­руют их исполнение; подчиненные планируют свою деятельность по реше­нию поставленных задач;

· содержательность: внутренние планы управы не дублируют друг друга; планы не дублируют функциональную наполненность;

· соответствие планов и отчетов: каждому плану соответствуют отчет и соответствующие контрольные мероприятия.

4.1.5 Перечень планов и отчетов:

Уровень

План

Отчет

Перспективное планирование

управа

Программа социально-экономического развития района

Ежеквартальный отчет о выполнении программы

Оперативное планирование

управа

Календарный план работы на год

-

управа

План работы на квартал

План работы на месяц

Предоставление отчетов структурных подразделений в организационный отдел в установленной форме

Структурное подразделение

План работы на квартал

План работы на месяц

План работы на неделю

Отчет руководителю

Планирование работы руководителя

Руководители

График работы главы управы на неделю

-

График работы первого заместителя, заместителей главы управы

Устный доклад главе управы на оперативных совещаниях

4.1.6. Для повышения оперативности, стандартизации, а также с целью снижения трудозатрат на планирование в управе используется электронная версия планирования и отчетности. Порядок использования электронной версии системы планирования определяется соответствующей инструкцией.

4.2. Перспективное планирование. Программа социально-экономического развития района.

4.2.1. Программа социально-экономического развития (ПСЭР) района формируется комплексом экономики и потребительского рынка на предстоящий год. ПСЭР является районной краткосрочной программой и имеет статус основного программного документа развития района на год.

4.2.2. Разработка ПСЭР района осуществляется в соответствии с положением об управе района города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы»

4.2.3. ПСЭР района разрабатывается в соответствии с приоритетами социально-экономического развития района, определяемыми главой управы с учетом окружных и отраслевых приоритетов.

4.2.4. Разработка и реализация ПСЭР района осуществляется с учетом положений Программы Правительства Москвы, закона города Москвы о бюджете на очередной год, показателей градостроительных планов округа и района и городских целевых программ.

4.2.5. Ответственным за разработку ПСЭР района является Служба экономики и потребительского рынка управы.

4.2.6. При подготовке ПСЭР района указываются основные задачи, стоящие перед районом в предстоящем году, основные мероприятия, направленные на решение поставленных задач с указанием конкретных сроков (периодов) их выполнения.

4.2.7. Подготовленный проект ПСЭР района не позднее 1 декабря текущего года направляется в префектуру для проведения процедуры согласования руководителями префектуры по вопросам ведения.

4.2.8. Срок согласования руководителями префектуры не может превышать 5 дней с момента поступления ПСЭР района в префектуру.

4.2.9. В случае наличия замечаний проект ПСЭР района подлежит доработке управой в 7-дневный срок с момента получения замечаний руководителей префектуры и направляется на повторное согласование в префектуру.

4.2.10.В случае отсутствия замечаний руководители префектуры расписываются на листе согласований установленной формы, после чего согласованный проект ПСЭР района направляется на утверждение префекта.

4.2.11.После утверждения ПСЭР района префектом оригинал ПСЭР направляется в управу района.

4.2.12.Ответственным за исполнение ПСЭР района является глава управы района.

4.3. Контроль за выполнением Программы социально-экономического развития района.

4.3.1. Основной формой контроля за исполнением ПСЭР района является проведение не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, ежеквартальных заседаний Коллегии управы и заседание Коллегии управы, проводимое ежегодно в декабре текущего года, о предварительном выполнении ПСЭР района за год и рассмотрение проекта ПСЭР района на предстоящий год.

4.3.2. Текущий контроль за исполнением ПСЭР района осуществляется руководителями управы по вопросам ведения части мероприятий, реализуемых на территории района управой, окружными и городскими отраслевыми службами.

4.3.3. В соответствии с Положением об управе района города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы» ежегодно до 20 декабря управа района представляет префекту годовой отчет об исполнении ПСЭР района.

4.4. Оперативное планирование и отчетность

4.4.1. Назначение оперативных планов - скоординированная реализация перспективных целей и задач, поставленных в Программе развития города Москвы, Программе социально-экономического развития округа, Программе социально-экономического развития Таганского района, целевых программ и других программных документов.

4.4.2. Процедура подготовки, выполнения и контроля исполнения, а также шаблоны календарного годового, квартального, месячного планов и отчетов регламентируются «Инструкцией по оперативному планированию».

4.4.3.Календарный план работы управы на год составляется организа­ционным отделом из ключевых мероприятий в разрезе месяцев для коорди­нации мероприятий и наглядного представления исходя из следующих источников планирования:

· мероприятия Правительства Москвы - вопросы участия, подготовки и инициативы префектуры ЦАО, управы Таганского района;

· ПСЭР - ключевые мероприятия по реализации районных, окружных и отраслевых приоритетов;

· график важнейших сезонных мероприятий - подготовка к зиме и т.п.;

· ключевые мероприятия из важнейших целевых программ, не вошедших в ПСЭР;

· график и тематика заседаний Коллегии управы;

4.4.4Предложения по корректировке календарного плана работы на год струк­турные подразделения направляют в организационный отдел не позже 15 числа последнего месяца квартала, организационный отдел готовит сводное предложение главе управы по корректировке календарного плана работы управы на год. Предложения могут быть учтены в распоряжении главы управы по итогам Коллегии, рассматривающей квартальные итоги выполнения ПСЭР.

4.4.5Порядок планирования и отчетности работы управы на квартал.

Цель квартального плана - обеспечение реализации Программы социально-экономического развития управы.

4.4.6Источники квартального плана:

мероприятия Правительства Москвы - вопросы участия, подготовки и ини­циативы префектуры ЦАО и управы района;

· ПСЭР - ключевые мероприятия по реализации окружных, районных и отраслевых приоритетов;

· график важнейших сезонных мероприятий - подготовка к зиме и т.п.;

· ключевые мероприятия из важнейших целевых программ, не вошедших в ПСЭР;

· график и тематика заседаний Коллегии управы; праздники.

4.4.7Подготовка проекта плана работы управы на квартал:

структурные подразделения управы в соответствии с распределением их обязанностей представляют свои предложения в организационный отдел управы за подписью первого заместителя, заместителей главы управы, руководителю аппарата управы и руководителей структурных подразделений, подчиняющихся непосредственно главе управы, за 14 календарных дней до начала планируемого периода.

Служба по организационным вопросам обобщает поступившие предложения, контролируя согласованность мероприятий, соответствие их целям и задачам работы управы, ориентируясь на соответствие предложений Программе социально-экономического развития, готовит проект плана работы управы на квартал и проект распоряжения управы.

4.4.8 Согласование проекта плана на квартал.

Проект плана работы управы на квартал направляется на согласование первому заместителю, заместителям главы правы и руководителю аппарата управы и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

При отсутствии согласования, окончательное решение о включении вопроса в план работы управы на квартал принимает глава управы.

Заместители главы управы, руководители подразделений управы, подчиняющиеся непосредственно главе управы, не позднее, чем за 30 дней до начала планируемого периода, представляют в службу по организационным вопросам предложения в план работы управы.

Проект плана работы управы на квартал после утверждения квартального плана префектуры ЦАО, но не позднее, чем за одну неделю, вносится на утверждение главе управы.

4.4.9. Предоставление отчета по итогам выполнения квартального плана:

структурные подразделения до 5 числа первого месяца квартала направляют отчет в организационный отдел в установленном формате об итогах исполнения квартального плана;

- организационный отдел обобщает и анализирует ход выполнения квартального плана и предоставляет главе управы сводный отчет до 10 числа первого месяца квартала.

4.4.10.Порядок планирования и отчетности работы управы на месяц. Цель плана работы управы на месяц - оперативное информирование руководителей управы, о деятельности структурных подразделений, а также для проведения скоординированной работы по реализации перспективных и текущих задач района.

4.4.11.Источники месячного плана: мероприятия Правительства Москвы, префектуры ЦАО, управы района.

ПСЭР - мероприятия по реализации районных и отраслевых приоритетов; мероприятия целевых программ.

4.4.12.Подготовка проекта плана работы управы на месяц:

первый заместитель, заместители главы управы, руководитель, до 25 числа месяца представляют в службу по организационным вопросам информацию о планируемых мероприятиях на следующий месяц в заданном шаблоне.

Служба по организационным вопросам управы обобщает поступившие предложения, контролируя согласованность мероприятий, соответствие их целям и задачам работы управы, готовит проект плана работы управы на месяц и доводит его до руководителей и структурных подразделений не позднее 1 числа планируемого месяца.

4.4.13.Предоставление отчета по итогам выполнения месячного плана:

структурные подразделения до 1 числа месяца, следующего за отчетным, направляют в службу по организационным вопросам отчет в установленном формате об итогах исполнения месячного плана.

Служба по организационным вопросам обобщает и анализирует ход выполнения месячного плана и предоставляет главе управы сводный отчет до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

4.4.14.Планирование работы структурных подразделений. Структурные подразделения формируют собственные планы работы на месяц, квартал и год. Назначение планирования внутри структурных подразделений - координация деятельности и распределения ресурсов, определение приоритетов в кратковременной перспективе, информирование руководителя о деятельности подразделений.

4.4.15. Первый заместитель, заместители главы управы и руководитель аппарата управы координируют, осуществляют непрерывный мониторинг и контроль исполнения планов подразделений.

4.5. Планирование работы руководителей

4.5.1. Глава управы, первый заместитель, заместители главы управы и руководитель аппарата управы составляют квартальный перечень собственных приоритетов. Эти приоритеты реализуется в квартальном и месячном планировании соответствующих структурных подразделений.

4.5.2. Руководители составляют недельные графики своей занятости в принятом формате и доводят его до своих непосредственных подчиненных.

5. Порядок подготовки и принятия решений

5.1. Распределение ответственности между руководителями по уровням принимаемых решений

5.1.1. Распределение ответственности и принятие управленческих решений - ключевой элемент системы управления управой района. Ответственность при принятии управленческих решений в соответствии с принципами управления распределяется на основании организационной структуры управы и распределения функций и полномочий.

Для принятия эффективного управленческого решения руководитель:

· тщательно анализирует ситуацию, по которой принимается решение;

· точно формулирует проблему и переводит ее в задачу;

· разрабатывает не менее двух вариантов решения задачи;

· определяет ресурсы для решения задачи;

· назначает ответственного исполнителя для решения задачи;

· удостоверяется в том, что ответственный исполнитель точно понял поставленную перед ним задачу;

· при решении сложной задачи - разделяет ее на несколько составных более простых задач.

5.1.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность перед руководителем, которые поставил перед ним задачу за своевременность и качество решения задачи.

5.1.4. Управленческое решение, как правило, фиксируется в документе. Документ - основной носитель управленческого решения.

5.2. Коллегиальные органы

5.2.1. Для подготовки и принятия решений по комплексным вопросам в управе созданы коллегиальные органы управления и координации. К ним относятся

· Расширенное совещание у главы управы;

· оперативное совещание у главы управы, первого заместителя, заместителей главы управы;

· комиссия;

· координационный Совет;

· штаб;

· рабочая группа.

5.2.2. Подготовка, проведение, регламент проведения, полномочия коллегиальных органов управления (Комиссии, оперативного совещания главы управы, в т.ч. тематических и выездных, комиссий, координационных Советов), а также механизм контроля выполнения принятых решений приводятся в Положениях о соответствующих органах.

5.2.3. Состав и Положение о соответствующем коллегиальном органе утвержда­ются распоряжением главы управы.

5.3. Расширенное совещание у главы управы

5.3.1. Задачи Расширенного совещания. Основной задачей Расширенного совещания является рассмотрение важнейших вопросов жизнедеятельности района, обеспечения взаимодействия и координации работ управы, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов городской и окружной администрации, осуществляющих свою деятельность в границах административного района.

5.3.2. Численный и персональный состав Расширенного совещания определяется главой управы самостоятельно. Глава управы назначает секретаря Расширенного совещания из числа работников Службы по организационным вопросам. В состав Расширенного совещания могут входить первый заместитель, заместители главы управы, руководитель аппарата управы, руководители структурных подразделений управы и районных отраслевых структур, а также представители организаций и общественных объединений, расположенных в районе. На заседании могут присутствовать представители средств массовой информации по согласованию с секретарем Расширенного совещания.

5.3.3. Заседания Расширенного совещания. Заседания расширенного совещания проводятся по мере необходи­мости, но не реже 2 раз в месяц в соответствии с годовой программой и планами работы управы на квартал. Заседания Расширенного совещания правомочны, если на них присутствует более половины состава Расширенного совещания.

5.3.4. День проведения заседания - вторая и четвертая пятница каждого месяца, В случае необходимости глава управы может назначить заседание Расширенного совещания в другое время.

5.3.5. По решению главы управы Расширенное совещание может проводить выездные заседания. В заседании расширенного совещания могут участвовать прокурор (заместитель прокурора) района, депутаты Московской городской Думы, депутаты муниципального собрания ВМО Таганское в г. Москве, а также по согласованию с главой управы могут приглашаться должностные лица префектуры ЦАО, руководители организаций, общественных объединений, органов территориального местного самоуправления, другие заинтересованные в обсуждении рассматриваемых вопросов лица.

5.3.6. Работой заседания Расширенного совещания руководит глава управы. В случае отсутствия главы управы работой Расширенного совещания руководит исполняющий обязанности главы управы либо по его указанию - один из заместителей главы управы.

5.3.7. Повестка дня. Глава управы утверждает повестку дня заседания Расширенного совещания. По решению главы управы на рассмотрение Расширенного совещания могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом.

5.3.8. Проекты повесток заседаний Расширенного совещания готовятся службой по организационным вопросам управы в период подготовки календарного плана работы правы на год. Повестка дня уточняется на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями данного Регламента. При планировании закрытых заседаний (обсуждении вопросов, содержащих секретную информации) к работе привлекается второй отдел управы.

5.3.9. Подготовка вопросов. Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет за 5 календарных дней до заседания в службу по организационным вопросам управы:

· представление о готовности материалов для рассмотрения вопроса заседании Расширенного совещания;

· проект распоряжения;

· справочный материал и пояснительную записку;

· список лиц, приглашаемых на Расширенное совещание;.

5.3.10.В качестве докладчика, как правило, выступают первый заместитель, заместители главы управы, руководители структурных подразделений управы, подразделений и служб района, ответственные за подготовку вопроса на заседание Расширенного совещания.

При подготовке наиболее важных вопросов на заседания Расширенного совещания должностные лица управы, ответственные за подготовку вопроса, должны включать в список выступающих содокладчика-оппонента из числа других должностных лиц районной администрации, депутатов муниципального собрания ВМО Таганское в г.Москве, депутатов Московской городской Думы, а также специалистов других организаций.

5.3.11.Подготовка заседания. Служба по организационным вопросам представляет главе управы для утверждения проект повестки дня не позднее, чем за 7 календарных дней до дня заседания.

5.3.12.Членам Расширенного совещания не позднее, чем за 3 календарных дня до заседания, организационной службой представляется проект повестки заседания с материалами по всем основным вопросам, вносимым на рассмотрение Расширенного совещания.

5.3.13.Контроль за подготовкой материалов к заседанию Расширенного совещания осуществляет служба по организационным вопросам. Оповещение лиц, приглашенных на заседание, осуществляется ответственным исполнителем за подготовку вопроса.

5.3.14.Вопросы, по которым проекты документов не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и в повестку дня заседания Расширенного совещания не включаются.

Ответственный за подготовку вопроса готовит докладную записку на имя главы управы с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса. Глава управы принимает окончательное решение.

5.3.4. Протокол заседания. На Расширенном совещании ведется протокол, который оформляется в соответствии с настоящим Регламентом. Протокол подписывается главой управы и секретарем.

Принятые в результате обсуждения вопросов на Расширенном совещании распоряжения, поручения главы управы, организациям, расположенным на территории района, проживающим в районе, а также территориальным подразделениям Правительства Москвы, должны быть доведены до их сведения в трехдневный срок.

5.3.5. Протоколы Расширенного совещания ведутся и распространяются службой по организационным вопросам. Контроль исполнения распоряжения главы управы, выпущенные на основе решений Расширенного совещания, осуществляет общий отдел в соответствии с общими правилами контроля управы.

5.4. Оперативные совещания

5.4.1. Глава управы, первый заместитель, заместители главы управы, руководитель аппарата управы проводят регулярные, как правило, еженедельные, оперативные совещания. Время проведения совещания определяется соответствующим руководителем.

5.4.2. Оперативные совещания у главы управы проводятся каждую пятницу.

5.4.3 Подготовка совещаний возлагается на руководителя аппарата управы. В оперативных совещаниях принимают участие, первый заместитель, заместители главы управы, руководитель аппарата yправы, главный бухгалтер управы, советник службы по организационным вопросам, юрисконсульт, начальники структурных подразделений (при отсутствии соответствующего заместителя главы управы), главный специалист по вопросам государственной службы и кадров, главный специалист по обеспечению режима секретности и мобилизационной подготовки, руководители подведомственных ГУПов. Участие нескольких должностных лиц от одного структурного подразделения или организаций допускается в исключительных случаях, связанных с необходимостью предельной детализации обсуждаемой проблемы.

5.4.4. Порядок оформления протоколов совещания.

В соответствии с решением, принятыми главой управы по рассмотренным на совещании вопросам, сотрудниками службы по организационным вопросам в 1-дневный срок с момента проведения совещания представляется на подпись главе управы проект протокола. В протоколе указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные главой управы. Руководитель аппарата управы определяет круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола с учетом данных на совещании поручений.

5.4.5. Контроль за исполнением решений главы управы осуществляет служба по работе с обращениями граждан и организаций в соответствии с общими правилами контроля.

5.5. Порядок работы штабов и рабочих групп

5.5.1. Штаб - временный коллегиальный орган, назначенный распоряжением или поручением главы управы для решения конкретных задач, касающихся всего района или особо значимых для совместного оперативного решения вопросов, с участие руководителей структурных подразделений управы, районных структур. Штаб, как правило, возглавляет глава управы, первый заместитель, заместитель главы управы, руководитель аппарата управы. Штаб уполномочен принимать решения в пределах компетенции, установленной решением главы управы.

5.5.2. Рабочая группа - временный коллегиальный орган, назначенный распоря­жением управы или поручением главы управы для решения конкретных вопросов, требующих межотраслевого изучения. Состав рабочей группы формируется из числа руководителей структурных подразделений управы, районных служб и подразделений, специалистов и привлеченных экспертов. Рабочую группу, как правило, возглавляет первый заместитель, заместитель главы управы, руководитель аппарата управы. Рабочая группа готовит предложения и проекты решений поставлен­ных перед ней задач.

6. Контроль исполнения документов и исполнительская дисциплина

6.1. Общие положения

Контроль за исполнением документов и принятых управленческих решениях – неотъемлемая функция управления, элемент организации управленческой деятельности и важная составляющая часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному правильному исполнению решений, заседаний и поручений руководства, обеспечение получения информации необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и своевременностью их исполнения.

Настоящий раздел Регламента описывает систему контроля исполнения документов, подразделения, осуществляющие контроль, порядок осуществления контроля, а также организацию контроля исполнительской дисциплины. Остальные вопросы документооборота и делопроизводства регламентируются «Инструкцией по делопроизводству и документообороту префектуры ЦАО»

Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц управы. В управе подлежат исполнению поручения должностных лиц управы, зафиксированные в:

· распорядительных и служебных документах управы;

· резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан;

· протоколах заседаний и совещаний.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица управы в соответствии с их компетенцией.

6.2. Контроль исполнения документов

6.2.1. Контроль исполнения - систематическая проверка хода исполнения, контроль за качественным исполнением (полнота и точность), принятие своевременных мер по выполнению в определенные сроки документов и резолюций. В аппарате управы контролю подлежит исполнение:

· поручений, содержащихся в протоколах Мэра, заместителей Мэра в Правительстве Москвы, префекта ЦАО и его заместителей, главы управы Таганского района и его заместителей и руководителя аппарата;

· постановлений и распоряжений Правительства Москвы, Мэра, поручений Мэра Москвы, заместителей Мэра в Правительстве Москвы, постановления Московской городской Думы, префектуры Центрального административного округа, управы Таганского района;

· распорядительных документов префектуры ЦАО и управы Таганского района;

· письменных и устных поручений префекта, первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры ЦАО, главы управы, первого заместителя главы управы, заместителей главы управы, руководителя аппарата управы;

· планов работы управы;

· поручений, содержащихся в протоколах заседаний расширенного совещания управы;

· поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых должностными лицами управы;

· резолюций должностных лиц префектуры ЦАО и управы района по исполнению служебных документов, обращений граждан, парламентских запросов.

6.2.2. Осуществление контроля. Контроль исполнения поручений по документам возлагается на первого заместителя, заместителей главы управы, руководителя аппарата управы в соответствии с распределением обязанностей и поручениями главы управы, на руководителей структурных подразделений управы, непосредственно руководимых главой управы, руководителей подразделений и служб района.

6.2.3. Контроль осуществляется с использованием следующих методов:

· выезд на место;

· использование средств оперативной связи

· организации проверок и совещаний,

· получение информации от ответственных исполнителей в виде справок и т.п.

В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения, входит контроль исполнения поручений данного по выполнению документа. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений главы управы и его заместителей, зафиксированных в протоколах и резолюциях, может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц управы.

6.2.4. Структурные подразделения аппарата управы в соответствии со своей компетенцией осуществляют:

- контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения с учетом определенных признаков (по территориям, отраслевым комплексам, временным, тематическим и т.п.);

- информирование соответствующих должностных лиц управы; ведение баз данных.

6.2.5. Контроль исполнения документов и поручений к ним в аппарате управы осуществляется в автоматизированном режиме с использованием системы «Гран-Док» При необходимости, глава управы, первый заместитель, заместитель главы управы, руководитель аппарата управы назначает контролера из числа своих сотрудников. В этом случае контроль осуществляется как оперативными методами: выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок и совещаний и т.д., так и традиционными: обеспечение информации от исполнителя в виде справок, отчетов, заключений и т.д.

6.2.6. Виды контроля. В управе различают два вида контроля: внешний и внутренний. К внешнему контролю относится контроль исполнения документов и поручений к ним, поставленных на контроль в вышестоящих организациях.

6.2.7. К внутреннему контролю относится контроль исполнения всех документов, зарегистрированных в управе в общем отделе и относящихся к компетенции управы.

6.3. Подразделения управы, осуществляющие контроль и анализ исполнения документов

6.3.1. Контрольно-аналитическую деятельность в управе осуществляет служба по работе с обращениями руководителя аппарата.

Служба по работе с обращениями граждан и организаций (далее служба по работе с обращениями) осуществляет контроль исполнения служебных документов и обращений граждан, поставленных на контроль, сроков согласования проектов распорядительных документов вышестоящих организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций, протоколов совещаний, проводимых у должностных лиц Правительства Москвы, поручений должностных лиц Правительства Москвы, префектуры ЦАО, контроль исполнения поручений, данных главой управы, первым заместителем, заместителями главы управы в ходе приема граждан и поручений, данных главой управы в ходе приема организаций, контроль исполнения писем и обращений граждан, служебной корреспонденции, поставленной на внутренний контроль главой управы, его заместителями, контроль исполнения распорядительных документов управы, поручений содержащихся в протоколах совещаний, проводимых главой управы;

6.4. Порядок осуществления контроля

6.4.1. Постановка на контроль. Документы, находящиеся на внешнем контроле, поступают в службу по работе с обращениями управы, где делаются соответствующие пометки о контроле согласно резолюции (поручения):

- ответственный исполнитель;

- соисполнитель, контролер;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения;

- отметка об исполнении.

6.4.2. Упреждающий контроль. Служба по работе с обращениями управы раз в неделю (в понедельник) направляет ответственным исполнителям, соисполнителям уведомления с перечнем документов, сроки выполнения которых истекают в предстоящие 7 календарных дней. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля у соисполнителя или контролера.

6.4.3. Сроки представления информации об исполнении. Ответственные исполнители обязаны представить проект ответа (справку, информацию) о выполнении документов и поручений должностных лиц в общий службу по работе с обращениями, в установленные сроки, если иное не указано в резолюции. Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем проекте ответа (справке) не соответствует установленным Регламентом управы требованиям, проект ответа (справка) возвращается исполнителю для доработки.

6.4.4. Информирование должностных лиц управы. На основании анализа представляемой исполнителями письменной информации об исполнении документов и поручений, а также проверок, осуществляемых контролерами, служба по работе с обращениями управы ежемесячно и ежеквартально докладывает главе управы информацию о ходе выполнения распорядительных документов в управе, а также исполнения служебных документов и обращений граждан, если иное не установлено главой управы.

6.5. Сроки исполнения документов и снятие с контроля

6.5.1. Распорядительные документы управы. Сроки исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах (распоряжения, приказы и поручения), указываются в тексте документов. Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

Продление сроков исполнения отдельных поручений, содержащихся в распорядительных документах, осуществляется также должностными лицами, на которых в тексте этих документов возложен контроль, если продление сроков не приведет к невыполнению в установленные сроки документа в целом.

6.5.2. Основанием для снятия распорядительного документа управы с контроля является:

- его выполнение;

- принятие нового распорядительного документа, отменяющего прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов и т.д.).

6.5.3. Распорядительный документ управы снимается с контроля или срок по его исполнению продлевается соответственно должностным лицом, подписавшим распорядительный документ, на которого возложен контроль исполнения документа в целом.

6.5.4. Снятие с контроля поручения главы управы, распоряжений главы управы, осуществляется на основании резолюции главы управы на справке (заключении) об исполнении, представленной подразделением ответственного за выполнение распоряжения, либо руководителем аппарата управы после доклада главе управы.

6.5.5. Поручение о подготовке проекта распорядительного документа управы считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа со всеми необходимыми визами внесен в базу данных службы по работе с обращениями управы.

6.5.6. Протоколы Расширенного совещания и совещаний у должностных лиц управы.

6.5.7. Срок поручений, содержащихся в протоколах заседаний Расширенного совещания и совещаний у должностных лиц управы исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

6.5.8. В случае отсутствия на совещании исполнителя, которому дано срочное поручение, ответственный сотрудник управы, на которого возложена обязанность по ведению протокола, должен довести до его сведения информацию о данном поручении в течение 2-х календарных дней.

6.5.9. Решение о продлении срока исполнения протокола Расширенного совещания (совещания) на основе аргументированного предложения ответственного за контроль протокола в целом, принимается главой управы (соответствующим должностным лицом).

6.5.10. Решение о снятии протокола Расширенного совещания (совещания) с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием главой управы (соответствующим должностным лицом) распорядительного документа (исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается главой управы (соответствующим должностным лицом).

6.5.11. Служебные документы, обращения граждан. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц управы. Сроки рассмотрения обращений граждан определяются в соответствии с Федеральным Законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6.5.12. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.

6.5.13. Поручения без указания даты с пометкой "срочно" в однодневный срок с даты подписания поручения по исполнению документа. Поручения без указания даты с пометкой "оперативно" в течение трех дней с даты подписания поручения по исполнению документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

6.5.14. Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией. Для обобщения информации, поступившей от соисполнителей, ответственному исполнителю необходимо не менее 2 рабочих дней. Для подписания представленного проекта ответа - не менее 1 рабочего дня.

6.5.15. Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 1 месяца с момента регистрации документа в общем отделе.

6.5.16. Если служебный документ, обращение гражданина взяты на контроль в Мэрии или в префектуре, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в Мэрию или в префектуру и составляет 1 месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.

6.5.17. При указании срока в днях отсчет времени, отведенного на исполнение поручения, ведется от даты подписания резолюции.

6.5.18. В случае направления документа на исполнение в районные структуры или подчиненные ГУПы, срок исполнения исчисляется с даты первичной регистрации документа в управе.

6.5.19. В отдельных случаях, с учетом сложности решаемых вопросов, срок исполнения поручений по служебным документам, адресованным должностными лицами управы, организациям и службам района, может быть увеличен. В этом случае в резолюции обязательно указание срока исполнения.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем вышеназванных органов либо их заместителями, либо лицами, официально их замещающими, с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.

6.5.20.Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные в соответствии с поручениями должностных лиц.

6.5.21.В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно предыдущий перед ним рабочий день.

6.5.22.Корректировка сроков исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнителем по согласованию с должностным лицом управы, давшим поручение об исполнении, готовится справка с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения представляется в общий отдел.

6.5.23.Снятие с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль. Общий отдел управы, после получения ответа (справки) от исполнителя проводит работу по снятию документа, поручения с контроля. Исполненными считаются служебные документы и обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

6.5.24.Основанием для снятия с контроля может служить:

- подписанный и зарегистрированный ответ;

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения.

На ответе или копии ответа руководитель, давший поручение, должен наложить резолюцию "в дело" с указанием, как решился вопрос: "решено положительно", "отказано", "разъяснено".

6.5.25.Решение о снятии с контроля документов с грифом "Особый контроль" принимает глава управы либо руководителем аппарата управы на основании письменного или устного поручения главы управы.

6.5.26.Запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, депутатов муниципального Собрания Таганского района. При обращении депутата в управу должностные лица обеспечивают депутата Думы информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию. Должностные лица управы обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые документы или сведения безотлагательно.

6.5.27.Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим федеральным законом о государственной тайне.

6.5.28.В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица управы обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 дней со дня получения обращения.

6.5.29.Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата в управу, управления и службы района, рассматриваются в десятидневный срок с момента получения обращения в указанных органах, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

6.6. Исполнительская дисциплина

6.6.1. При подготовке оперативной информации по исполнительской дисциплине ответственным за исполнение документа является должностное лицо управы, подразделения или службы района, у которого документ (поручение) находится на исполнении, либо подписи или согласовании.

6.6.2. Служба по работе с обращениями управы каждую пятницу готовит еженедельную сводку по исполнительской дисциплине в заданном формате и направляет ее главе управы, затем рассылает указанную информацию по исполнительской дисциплине заместителям главы управы, руководителям структурных подразделений.

7. Основы документооборота и делопроизводства

7.1. Организации документооборота и делопроизводства, цели и задачи

7.1.1. Организация документооборота и делопроизводства в управе осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы, «Инструкцией по документообороту и делопроизводству префектуры ЦАО». Настоящий Регламент определяет цели, задачи, основания, принципы, типы документов, а также дает определения распорядительным документам и определяет правило работы с договорами.

7.1.2. Цели и задачи:

- формирование и развитие комплексной системы документационного обеспечения управы;

- установление единого порядка работы с документами в подразделениях управы;

- создание единой нормативно-методической базы документационного обеспечения;

- упорядочение документационной базы, унификация форм документов, установление правил подготовки и оформления документов;

- обеспечение оперативного прохождения и обработки документов; контроль прохождения, исполнения и оформления документов;

- подготовка сводной номенклатуры дел, обеспечение единого порядка формирования, оформления и учета дел, отбора, хранения, подготовки к сдаче в архив и использования документов и дел;

- организация работы архива.

7.1.3. Нормативно-распорядительные и иные документы, регламентирующие действующий порядок работы с документами. Организация делопроизводства в управе строится в соответствии с Федеральными законами, Указами и Распоряжениями Президента РФ на основе Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТом Р6.30-2003 и Регламента Правительства Москвы.

7.2. Правила и принципы документооборота и делопроизводства. Электронный документооборот.

7.2.1. Централизация приема, регистрации и отправки корреспонденции. Прием и отправка документов в управе производится централизованно Службой по работе с обращениями управы. Исключение составляют факсимильная и электронная корреспонденция.

7.2.2. Централизация контроля исполнения документов. Контроль за исполнением документов осуществляется централизованно службой по работе с обращениями.

7.2.3. Использование единой системы электронного документооборота (далее - ЭДДО «Гран-Док»). Регистрация обращений граждан и организаций, инициативных писем, поручений вышестоящих организаций, проектов распорядительных документов, протоколов совещаний, распорядительных документов производится централизовано в единой системе электронного документооборота и делопроизводства округа (ЕС ЭДДО) «Гран-Док» службой по работе с обращениями управы.

7.2.4. В управе используется электронный документооборот. Правила электронного документооборота регламентируются «Инструкцией по делопроизводству и документообороту префектуры ЦАО».

7.3. Подразделения документооборота и делопроизводства

7.3.1. Организацией и оптимизацией документооборота и делопроизводства в префектуре занимается общий отдел управы.

7.3.2. В структурных подразделениях управы организация документооборота и делопроизводства соответствует общим правилам и принципам применяемых в управе.

7.4. Типы документов

7.4.1. Типы документов. В управе Таганского района ведется работа с 3 типами документов:

- организационно-распорядительные документы;

- служебные документы;

- письменные обращения граждан.

7.4.2. Виды распорядительных документов. Распорядительными документами управы являются:

- распоряжения управы;

- приказы управы;

- поручения главы управы;

- поручения первого заместителя главы управы, заместителей главы управы;

- поручения руководителя аппарата управы.

Глава управы может делегировать право издания распоряжений и приказов по отдельным вопросам первому заместителю, заместителям главы управы, руководителю аппарата управы.

7.4.2.1. Распоряжение управы. Распоряжение управы - правовой акт, издаваемый единолично главой управы, в пределах полномочий, определенных Положением о районной управе города Москвы.

Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга должностных лиц и граждан.

Распоряжения управы обязательны для исполнения аппаратом управы и районными структурами. Распоряжение управы вступает в силу со дня его подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого распоряжения. Внесение изменений и дополнений в распоряжение управы возможно путем издания распоряжения управы. Распоряжение управы может быть отменено главой управы, префектом ЦАО или приостановлено Мэром Москвы либо в судебном порядке. Подготовка проекта распоряжения главы управы о внесении изменений и дополнений в ранее принятое распоряжение или о его отмене (признании утратившим силу) осуществляется той службой управы, которая подготовила это распоряжение, подлежащее изменению (дополнению) или отмене (признанию утратившим силу), либо при наличии согласования этой службы.

Заголовок распоряжения о внесении изменений и дополнений в ранее принятое распоряжение оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в (далее указывается дата, регистрационный номер)", например: "О внесении изменений и дополнений в распоряжение главы управы от 17 апреля 1998 г. N 392".

Согласование проекта распоряжения о внесении изменений и дополнений в ранее изданное распоряжение производится с теми должностными лицами, в компетенции которых находятся вопросы, разрешаемые в подготовленном проекте распоряжения.

Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект распоряжения замечаниям согласующих должностных лиц возлагается на должностные лица управы и подведомственных структур, внесшие и подготовившие проект распоряжения.

Изменения вносятся только в первоначальное распоряжение. Внесение изменений в распоряжение о внесении изменений не допускается.

При внесении изменений в распоряжение, в которое уже были внесены изменения ранее, в первом пункте о внесении изменений дается ссылка "(в редакции - вид документа, дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений.

Внесением изменений в распоряжение считается:

- дополнение распоряжения структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

- замена слов, цифр;

- изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

- исключение из текста распоряжения слов, цифр.

Распоряжение издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

- необходимо внести изменения, требующие переработки распоряжения по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в распоряжение изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы распоряжение, причем частично;

- необходимо внести изменения в распоряжение, признанное утратившим силу в неотделимой части.

Распоряжение управы визируется исполнителем, ответственным за его подготовку, первым заместителем или заместителем главы управы по функциональной принадлежности, юрисконсультом, главным бухгалтером, если распоряжение касается финансовых обязательств управы, руководителем аппарата управы, после чего подписывается главой управы и регистрируется в установленном порядке

7.4.2.2. Приказ. Приказ - правовой акт, издаваемый главой управы в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед структурными подразделениями управы.

Приказы издаются по вопросам:

- назначения, освобождения от должности, перемещения служащих аппарата управы, стоящих на кадровом и финансовом обеспечении управы;

- предоставления очередных отпусков служащим аппарата управы, стоя­щим на кадровом и финансовом обеспечении управы;

- поощрения служащих аппарата управы, стоящих на кадровом и финансовом обеспечении управы;

- наложения дисциплинарных взысканий на служащих аппарата управы, стоящих на кадровом и финансовом обеспечении управы;

- изменения режима работы служащих аппарата управы, стоящих на кадровом и финансовом обеспечении управы.

Приказы управы вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа. Внесение изменений и дополнений в приказы возможно путем издания соответствующего приказа.

7.4.2.3. Поручение. Поручение - распорядительный документ, издаваемый главой управы, первым заместителем, заместителями главы управы, руководителем аппарата управы в развитие других документов, а также для решения срочных вопросов по руководству хозяйственной деятельностью, социально-экономического развития, материально-технического, организационного обеспечения деятельности правы, и содержащий задания конкретным исполнителям.

Поручение может быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо главой управы.

7.4.3. Служебные документы.

Служебные документы – обращение предприятий и организаций по вопросам, находящихся в компетенции главы управы Таганского района, а также документы (запросы, ходатайства, представления и т.д.), направляемые руководителями управы в сторонние организации в инициативном порядке.

7.4.4. Обращения граждан.

Под обращениями граждан согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», понимаются направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

7.4.4.1. Предложения – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов деятельности государственных органов и органов местного самоуправления пазвитию общественных отношений, улучшения социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества.

7.4.4.2. Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатки в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

7.4.4.3. Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов других лиц.

7.4.4.4. Должностное лицо – лицо постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функцию представителя власти, либо выполняющее организационно-хозяйственные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления

7.5. Порядок работы с договорами и соглашениями.

7.5.1. Общие положения. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых главой управы, уполномоченным должностным лицом управы с субъектами договорных отношений, определяется действующим федеральным законодательством и законодательством города Москвы и регламентируется «Инструкцией по делопроизводству и документообороту префектуры ЦАО».

Раздел II. Ресурсы управы

8. Кадровые ресурсы

8.1. Общие положения

8.1.1. Сотрудники управы являются государственными гражданскими служащими. В соответствии с Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы», регулирующим вопросы организации государственной гражданской службы города Москвы и правового положения государственных гражданских служащих города Москвы.

8.2 Права, обязанности и ответственность сотрудников управы

8.2.1. На каждого сотрудника управы утверждается должностной регламент по направлению деятельности, в которой определяются права, обязанности и ответственность сотрудника.

8.2.2. В соответствии со статьей 10 Закона города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы» служащий управы имеет право на ознакомление с должностным регламентом и иными нормативными правовыми актами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста.

8.2.3. В соответствии со статьей 11 Закона города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы» служащий управы обязан обеспечивать поддержку конституционного строя, соблюдение Конституции Российской Федерации, реализацию федеральных законов и законов города Москвы, в том числе регулирующих сферу его полномочий:

- добросовестно исполнять должностные обязанности;

- обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;

- хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.

8.2.4. Ответственность сотрудника управы. За неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим возложенных на него обязанностей гражданский служащий несет дисциплинарную, материальную и иную 'ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Закона города Москвы «О государственной службе города Москвы».

8.3 Основные правила организации труда сотрудников управы

8.3.1. Каждый сотрудник проходит аттестацию. Аттестация проводится один раз в три года

8.3.2. Порядок организации и проведения квалификационного экзамена определен Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы». Квалификационный экзамен проходят служащие, впервые назначенные на государственную должность, а также при рассмотрении присвоения служащим очередного классного чина.

8.3.3. За успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, продолжительную безупречную службу, выполнение заданий особенной важности и сложности к государственному гражданскому служащему применяются различные поощрения:

· благодарность главы управы;

· денежное вознаграждение;

· представление к государственным наградам Российской Федерации и наградам города Москвы.

8.3.4. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, представитель нанимателя имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) предупреждение о неполном должностном соответствии;

4) освобождение от замещаемой должности гражданской службы;

5) увольнение с гражданской службы по основаниям, предусмотренным пунктом 2, подпунктами "а"-"г" пункта 3, пунктами 5 и 6 части 1 статьи 37 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

·

8.3.5. Повышение квалификации гражданских служащих осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Переподготовка и повышение квалификации для лиц, впервые принятых на государственную службу, в течение первого года работы являются обязательным. В первоочередном порядке в состав рекомендуемых на обучение включаются государственные служащие, являющиеся кандидатами на должностные перемещения в более высокую группу должностей.

8.3.6. Предоставление отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Права на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев в управе. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в соответствии с графиком отпусков, установленным в управе.

8.3.7. В остальных положениях взаимоотношения сотрудника и управы определяются Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы», иными нормативными актами.

8.4. Корпоративная культура

8.4.1. Корпоративная культура - фактор объединения работников в коллектив на основе общих целей, ценностей, принципов и правил работы. В управе проводится целенаправленная работа по формированию, поддержанию и развитию корпоративной культуры.

8.4.2. Формирование корпоративных ценностей проводится руководством управы при активном участии работников.

9. Информационные ресурсы управы

9.1. Информационные каналы и коммуникации управы

9.1.1. Информационные ресурсы и коммуникации управы представляют собой комплекс мероприятий и технических средств, обеспечивающий прием, обработку, хранение и передачу информации, необходимой для обеспечения деятельности управы и обеспечения ее функционирования. Под информационными каналами и коммуникациями управы подразумеваются все официальные средства, источники и системы приема, обработки, передачи и распространения информации.

9.1.2. Управа Таганского района располагает следующими информационными каналами и коммуникациями:

· подключена к единой системе электронного документооборота и делопроизводства Центрального административного округа (ЕС ЭДДО);

· локальные системы передачи данных интегрированы в окружную компь­ютерную сеть, сервер префектуры;

· официальный и информационный сайты управы;

· система селекторной связи;

· пейджер главы управы;

· телефон прямой связи управы;

· телефон круглосуточной связи;

· районные средства массовой информации.

· информат управы

9.2. Единая система электронного документооборота и делопроизводства Центрального административного округа (ЕС ЭДДО)

9.2.1. Единая система электронного документооборота и делопроизводства Центрального административного округа является официально принятой в промышленную эксплуатацию системой приема, регистрации, учета и контроля документов, проходящих через исполнительные органы власти Центрального административного округа и управы Таганского района. Единая система документационного обеспечения управления является составляющей информационной инфраструктуры района.

9.2.2. Основными целями и задачами ЕС ЭДДО являются:

· качественное улучшение исполнительской дисциплины государственных служащих;

· снижение времени на регистрацию документов (в том числе и электронных) и поручений, поступающих из префектуры в Управу района;

· снижение времени на регистрацию ответов, поступающих из управы района в префектуру;

· создание единого архива организационно-распорядительных, префектуры и управы района;

· использование электронной почты, встроенной в систему "Гран-Док"; использование единых справочников, классификаторов и форм отчетности;

· централизованное управление системой электронного документооборота и делопроизводства округа и района.

9.2.3. Подробное описание и порядок пользования Единой системой электронного документооборота и делопроизводства Центрального административного округа приведены в Регламенте ЕС ЭДДО.

9.3. Локальные системы передачи данных

9.3.1. В управе района, созданы и функционируют локальные компьютерные сети, которые объединены в окружную интегрированную сеть доступа. В префектуре функционирует центральный сервер системы, на котором хранится банк данных документов. Банк данных содержит информацию о документах префектуры. Сюда входят базы электронных учетно-регистрационных карточек документов, регистрируемых в префектуре; электронные тексты распорядительных документов префектуры, управ районов и информационной правовой системы «Кодекс»; копии электронных баз данных документов Управ районов.

9.3.2. В управе района функционирует локальный сервер, на котором находится банк данных документов управы. Здесь содержатся базы электронных учетно-регистрационных карточек документов, регистрируемых в управе района; копии электронных текстов распорядительных документов префектуры, направляемых в управу района; электронные тексты распорядительных документов управы района. Между центральным сервером префектуры и локальным сервером управы установлено информационное взаимодействие.

9.3.3. Процесс информационного взаимодействия включает:

· работу в просмотровом режиме с базами данных (БД) префектуры сотрудников управы района - пользователей системы;

· работу в просмотровом режиме с БД районной управы сотрудников префектуры - пользователей системы;

· электронную отправку из БД префектуры документов и поручений в адрес управы;

· автоматическую регистрацию полученных документов и поручений в БД управе;

· электронную отправку ответов из БД районной управы в адрес префектуры;

· автоматическую фиксацию ответа в БД префектуры; электронную отправку копий текстов распорядительных документов управы района в БД префектуры, для создания единого электронного архива организационно-распорядительных документов округа;

· использование электронной почты, встроенной в систему.

· интенсификация деятельности (повышение эффективности работы) органов исполнительной власти.

9.4. Информационный киоск (информат)

9.4.1. Информационный автоматический терминал (информат) представляют собой персональный компьютер с активной матрицей дисплея. Посредством компьютерных сетей информат имеет канал связи с сервером префектуры. Любой пользователь имеет возможность получить информацию через информат с помощью несложных операций. Информат установлен в общем отделе управы.

9.5. Система селекторной связи

9.5.1. Система селекторной связи обеспечивает проведение селекторных опера­тивных совещаний с участием руководителей префектуры, главы управы и руководителей окружных и районных служб и подразделений.

9.5.2. Система селекторной связи находится в промышленной эксплуатации. Селекторные совещания проводятся не реже 3-х раз в неделю, кроме того, по выходным и праздничным дням. График проведения селекторных совещаний утверждается распоряжением префектуры ЦАО.

9.6. Пейджер главы управы

9.6.1. Пейджер главы управы представляет собой официальный канал связи с управой. На основе договора управы с пейджинговой компанией сообщения поступают как непосредственно на пейджер, так и на адрес электронной почты управы.

9.6.2. Сообщения, поступающие на пейджер главы управы, регистрируются и заносятся в базу ЕС ЭДДО. Период подготовки ответов на обращения, поступившие на пейджер главы управы составляет 10 дней. Ответы направляются адресату по указанному в сообщении адресу. В случае отсутствия адреса заявителя, ответы на обращения публикуются в районной газете в специальной рубрике.

9.7. Телефон прямой связи управы

9.7.1. Телефон прямой связи является официальным каналом связи с управой. В соответствии с распоряжением главы управы каждый первый понедельник месяца с 16.00 до 20.00 на телефоне прямой связи дежурят заместитель главы управы и один из руководителей управы района.

9.7.2. График дежурства руководителей управы района, дежурящих на «Телефоне прямой связи», с указанием номера телефона, а также даты и времени дежурства обязательны к опубликованию в средствах массовой информации (районных газетах, по кабельному телевидению).

9.8. Районные СМИ

9.8.1. В рамках концепции работы с населением, органами местного самоуправления, политическими и общественными организациями управа формирует информационную политику. Информационная политика управы строится на основе следующих принципов:

· информирование населения

· открытость власти для журналистов местных СМИ

· системность в работе местных СМИ

· поддержка районных СМИ, повышение их качества и роли в системе ин­формирования населения района

9.8.2. В отношении районных СМИ управа решает следующие основные задачи:

· увеличение охвата местными СМИ аудитории района.

· повышение уровня информационного наполнения местных СМИ, их объек­тивности.

· повышение качества, эффективности и популярность СМИ оптимизация финансирования районных СМИ.

9.8.3. Информационная политика округа реализуется через систему средств массовой информации района. Структура системы средств массовой информации:

· районные СМИ;

9.8.4. Функции управы в отношении деятельности районных СМИ. Глава управы:

· принимает стратегические решения, касающиеся информирования населения, повышения эффективности работы системы и районных СМИ;

· контролирует деятельность районных СМИ.

Советник службы по организационным вопросам и взаимодействию с органами местного самоуправления, общественными объединениями и населением управы:

· определяет объем работ для СМИ;

· планирует работу СМИ;

· контролирует содержание материалов; осуществляет финансирование данных СМИ.

9.8.5. Районные СМИ:

создают и размещают информационные материалы, статьи, публикации; согласует свою деятельность с управой.

Служба по организационным вопросам и взаимодействию с органами местного самоуправления, общественными объединениями и населением

· обеспечивает содержательное освещение в районных СМИ деятельности городских, окружных и районных властей;

· разрабатывает медиа-планы районной тематики;

· оказывают журналистам помощь в получении необходимой информации, касающейся работы районных властей;

· разрабатывает рекомендации по повышению эффективности работы СМИ, консультационное сопровождение внедрения этих рекомендаций;

· организует обучение, профессиональное общение сотрудников СМИ;

· организует работу, направленную на популяризацию районных СМИ, проведение рекламных акций, PR-мероприятий.

·

9.9. Информация ограниченного доступа

9.9.1. Информационные ресурсы управы по доступу подразделяются

на открытую информацию, служебную информацию, информацию ограниченного распространения.

9.9.2. К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных управы и затрагивающая права и интересы граждан.

9.9.3. К категории служебной информации относится: информация, содержащаяся в документах и базах данных управы, предназначенная для сотрудников управы при выполнении ими своих функциональных обязанностей; служебная переписка управы с вышестоящими органами исполнительной власти, окружными подразделениями органов городской администрации, подразделениями и службами округа, и администрацией территории; содержание резолюций и поручений; справки, запросы. Выдача копий документов, содержащих служебную информацию, производится в соответствии с утвержденным порядком.

9.9.4. К категории информации ограниченного распространения относится информация, содержащаяся в документах и базах данных, включающая сведения конфиденциального характера (конфиденциальный характер сведений определяется законодательством Российской Федерации), а также информация, отнесенная к категории государственной тайны.

9.10. Обеспечение защиты информации и информационных ресурсов

9.10.1. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб управе, регулируется Регламентом Правительства Москвы и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов.

10. Материальное и организационное обеспечение деятельности управы

10.1. Регламент служебного времени

10.1.1. В соответствии с Трудовым Кодексом РФ устанавливается 5-дневная рабочая неделя. Продолжительность рабочего времени устанавливается с 8-00 до 17-00 с понедельника по четверг включительно. В пятницу продолжительность рабочего времени устанавливается с 8-00 до 15-45. Время с 12-00 до 12-45 отводится для обеденного перерыва.

10.2. Порядок оснащения рабочих мест

10.2.1. Каждый сотрудник управы обеспечивается рабочим местом, оборудованным в соответствии с Едиными санитарно-гигиеническими требованиями.

10.2.2. Оборудование рабочего места компьютерной технической производится на основании письменной заявки с указанием пожеланий к программно-техническому наполнению, утвержденной руководителем аппарата управы, после прохождения сотрудником теста на знание и умение пользования программным обеспечением и компьютерной техникой.

11. Безопасность

11.1. Информационная безопасность

11.1.1. Информационная безопасность носит концептуальный характер и предполагает решение комплекса задач поддержания информационных ресурсов управы в безопасном состоянии. Включает в себя две составляющие части: а) комплексную программу (концепцию) безопасности информационных ресурсов, отражающую актуальные задачи в этой области с учетом развития района; б) целесообразную в настоящий момент и перспективе защиты информации, реализующую заданной программой необходимый уровень безопасности информационных ресурсов управы.

11.1.2. Проблема информационной безопасности в управе касается как информации на бумажном носителях, так и всех автоматизированных систем.

11.1.3. Каждый сотрудник управы несет персональную ответственность за использование информационных ресурсов в соответствии с Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы».

11.2. Пожарная безопасность и порядок эвакуации

11.2.1. Правила пожарной безопасности и порядок эвакуации определены, Законом города Москвы от 12.03.2008 г. №13 «О пожарной безопасности», Уставом города Москвы и должностными инструкциями государственных служащих управы.

Раздел III Основные направления деятельности управы

12. Работа с населением и организациями

12,1. Принципы, цели и задачи, организация работы с населением

12.1.1. Работа с населением является основным направлением деятельности управы. Управа формирует концепцию работы с населением, в которой указываются приоритетные цели, задачи и методы. Концепция строится на следующих принципах организации работы с населением:

· все подразделения и сотрудники управы принимают участие в работе с населением округа;

· все подразделения решают в данном направлении общие цели управы и специальные задачи в зависимости от отраслевой принадлежности;

· подразделения и сотрудники используются общие методы, стандарты и подходы; в своей деятельности руководствуются общим стилем и духом работы с населением.

12.1.2. Цели и задачи управы в работе с населением:

· обеспечить планомерное и устойчивое улучшение условий жизни жителей района;

· обеспечивать решение задач, характерных для центральной части города, исходя из территориальных особенностей и интересов жителей района.

· использованием возможностей его инвестиционного, научного, инновационного и других потенциалов;

· повышение степени открытости власти гражданам; повышение доверия к власти широких слоев населения района; разработка и реализация страте­гии формирования позитивного имиджа районной власти; получение регулярной обратной связи с населением;

· создание условий для конструктивного диалога и сотрудничества общественными организациями и политическим партиями, органами местного самоуправления.

· обеспечение системности и координации деятельности отдельных подразделений, механизмов и инструментария оптимизации и усовершенствованию системы общественных связей префектуры ЦАО и Управы района.

· прогнозирование, анализ и интерпретация социальных процессов, общественного мнения; принятие управленческих решений на основе квалифицированной и достоверной информации о социальных процессах;

· разработка предложений по решению информационно-коммуникационных проблем в кризисных ситуациях.

12.1.3. Ответственность за организацию, координацию и методическое руководство работы с населением возлагается на одного из заместителей главы управы в соответствии с распределением обязанностей между руководителями управы.

12.1.4. Работа с населением основана на Федеральных и Московских городских законах, других нормативных документах (законодательные акты и т.п.)

12.2. Методы и формы работы с населением

12.2.1. Реализуя цели задачи и принципы работы с населением, в управе используются следующие основные методы и формы работы с населением:

· систематический сбор, анализ и использование в своей работе данных о социальных процессах в округе; формирование системы получения регулярной обратной связи от населения района;

· формирование целевых программ и направлений работы по реализации выявленных социальных проблем, по снижению угроз негативных тенденций и усилению позитивных социальных процессов;

· оперативное и качественное «реагирование» на обращения жителей района в органы местной власти, прием граждан представителями власти района;

· организация и проведение встреч с населением;

· работа с общественными организациями, движениями и формированиями;

· прогнозирование кризисных ситуаций и работа по их локализации;

· создание и использование потенциала Общественного совета района, реализация программы «Одно окно».

Порядок, сроки рассмотрения индивидуальных и коллективных, устных обращений граждан и исполнения поручений должностных лиц управы района определяет Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан адресованных в управу Таганского района (приложение 1).

12.3. Сбор, анализ и использование информации и регулярной обратной связи по работе с населением района

12.3.1. Для проведения эффективной и результативной социальной политики, реализации концепции работы с населением управа проводит регулярные замеры (мониторинг) социальных процессов. Для целенаправленного исследования существующих экономической, социальных и политической проблем проводятся специальные социологические исследований среди населения в целом или отдельных целевых групп.

12.3.2. В управе района систематически проводится аналитическая работа по обращениям граждан (анализ обращений граждан, встречи с населением, прием населения, общественная приемная).

12.3.3. После проведения мероприятий, акций с участием управы проводятся замеры (мониторинг) эффективности работы управы, получение обратной связи от населения. Все приведенные методы дают информацию для принятия квалифицированных управленческих решений сотрудниками управы, для разработки целевых программ и отдельных мероприятий.

12.4. Использование аналитических данных по работе с населением для принятия управленческих решений

12.4.1. Руководство и сотрудники управы, принимая во внимание результаты аналитической работы по обращениям граждан, обратной связи от населения, социологических исследований и мониторинга социально-экономического состояния района принимают управленческие решения, направленные на решение выявленных социальных проблем, по снижению угроз негативных тенденций и усилению позитивных социальных процессов.

12.4.2. Управленческие решения принимаются в виде:

· распоряжений и поручений главы управы, протоколов расширенных совещаний у главы управы, совещаний;

· целевых районных и окружных программ, планом мероприятий;

· инициирования окружных программ

12.4.3. Структурные подразделения управы формируют собственные задачи по работе с населением, исходя из целей и задач управы, потребностей и особенностей отдельных целевых групп, с которыми взаимодействует данное структурное подразделение.

12.5. Работа с обращениями граждан и прием граждан

12.5.1. Работа с обращениями и прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию главы управы, определенной Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Уставом города Москвы.

12.5.2. Прием граждан осуществляется по поручению главы управы, первым заместителем и заместителями главы управы в приемной управы согласно графику, утверждаемому ежегодно главой управы.

12.5.3. На прием к главе управы, первому заместителю главы управы, заместителю главы управы могут записаться жители Таганского района г. Москвы, если их вопрос не был решен на уровне районных служб и требуется участие управы.

12.5.4. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к главе управы производится работниками руководителя аппарата управы. К первому заместителю, заместителю главы управы запись на прием проводятся работниками соответствующих комплексов управы. Прием обращений граждан для записи на личный прием осуществляется непосредственно от гражданина или законно уполномоченных представителей путем заполнения карточки первичного обращения жителя.

12.5.5. Гражданин, подавший обращение, представляет доказательства, обосновывающие содержащиеся в обращении требования или указывает их местонахождение. Доказательства могут представляться и иными лицами, заинтересованными в рассмотрении обращения гражданина. Если представленных доказательств недостаточно, сотрудник управы, рассматривающий обращение, предлагает заявителю представить дополнительные сведения, либо собирает их по собственной инициативе, если лицо, подавшее обращение, ссылается на отсутствие условий, необходимых для сбора информации.

12.5.6. Сотрудники управы не записывают граждан на личный прием по следующим обращениям:

· обращения граждан по вопросам, не входящим в компетенцию управы;

· обращения, связанные с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется федеральным законодательством;

· обращения, которые рассматриваются в порядке уголовного, гражданского судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях;

· обращения, которые рассматриваются в соответствии с Конституцией Российской Федерацией и Федеральным конституционным законом от 21 июля 1994 года N 1-ФКЗ «О Конституционном Суде Российской Федерации»;

· обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов коммерческих организаций и общественных объединений, регулируемых нормами федерального законодательства, их уставами и положениями;

· обращения граждан, если жители были на личном приеме и ранее данные с приема поручения еще не выполнены (кроме случаев, когда необходимость нового приема продиктована изменением обстоятельств).

12.5.7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, написавшего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

12.5.8. Причина отказа гражданину в записи на личный прием может быть разъяснена в устной форме (при устном обращении) или в письменном виде.

12.5.9. Каждое обращение гражданина в управу регистрируется.

12.5.10. Работники управы подготавливают к приему:

· справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы с гражданином работника управы);

· федеральные законы, законы города Москвы и иные нормативные правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;

· справки подразделений и служб района, рассматривавших обращение ранее.

12.5.11. Решение главы управы, первого заместителя главы управы, заместителя главы управы, оформляется на бланке управы в виде поручения подразделениям и службам района, аппарата управы, подписывается главой управы, первым заместителем главы управы, заместителем главы управы соответственно и после регистрации в общем отделе отправляется исполнителю в течение двух рабочих дней.

12.5.12. Каждое поручение главы управы, первого заместителя главы управы, заместителя главы управы, проводившего прием граждан, ставится на контроль общим отделом управы.

12.5.13. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется работниками службы по работе с обращениями граждан и организаций. Порядок контроля, продления сроков исполнения поручений и снятия с контроля приводятся в главе 6 «Контроль исполнения документов и исполнительская дисциплина».

12.5.14. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками общего отдела и докладываются главе управы, первому заместителю главы управы и заместителю главы управы, направившему поручение по документу для исполнения в подразделения и службы района. В случае если поступивший от исполнителя проект ответа (справка, информация) не отвечает предъявляемым Регламентом требованиям, служба по работе с обращениями граждан и организаций повторно направляет документы с поручением для доработки.

12.5.15. Служба по работе с обращениями граждан и организаций управы ежемесячно информирует главу управы о состоянии и характере обращений граждан по установленной форме.

12.6. Организация и проведение встреч с населением

12.6.1. Встречи с населением района проводятся в соответствии с распорядительными документами Правительства Москвы и концепцией работы с населением.

12.6.2. Основные задачи встреч с населением:

· формирование позитивного имиджа власти;

· решение реальных проблем жителей района и повышение результативности встреч;

· получение оперативной обратной связи социальных процессов.

12.6.3. Основные правила организации встречи с населением:

· определение цели проведения встречи и формулирование ожидаемого результата;

· содержательно-стратегическое планирование хода и результатов достижения поставленной цели;

· разработка единой концепции проведения мероприятия в контексте общей цели и задач, прогнозирования проблемных вопросов, использование ресурсов аудитории;

· формирование состава участников, списка референтных лиц и основных выступающих;

· организационная подготовка материалов, аудитории, технических средств; разработка мер и мероприятий, сопровождающих встречу (тематических видеороликов, фотовыставок, выступлений творческих, спортивных, детских коллективов, приглашение артистов, музыкантов и т.д.).

· анализ, диагностика настроя и ожиданий аудитории, проблемных и актуальных зон;

· анализ и оценка результатов встречи (после проведения).

12.7. Работа с общественными организациями, движениями и формированиями

12.7.1. Служба по оргвопросам управы организует целенаправленное и планомерное взаимодействие с общественными организациями, движениями и формированиями, работающими на территории округа. Управа в своей деятельности с данной целевой социальной группой исходит из концепции работы с населением и принципа «социального партнерства».

12.7.2. Управа координирует деятельность общественных организаций, движений и формирований, осуществляет мониторинг общественно-политической жизни в районе, оказывает помощь и содействие в организации и проведение районных мероприятий и акций для различных социальных и возрастных групп населения Таганского района, информационно-аналитическое сопровождение мероприятий и акций, организаторами которых выступают общественные организации и политические партии.

12.7.3. На систематической основе управа собирает информацию об общественных организациях, движениях и формированиях, ее лидерах, потребностях и т.д. Управа стремится вовлечь в работу на территории района представителей всех общественных организаций и движений.

12.7.4. В данной работе разрабатываются и используются единые «принципы и стандарты» в оказании организационной помощи общественным организациям района. Внедряются единые «подходы и критерии» по участию управы в мероприятиях, проводимых общественными организациями.

12.8. Прогнозирование кризисных ситуаций и работа по их локализации

12.8.1. Прогнозирование кризисных ситуаций в районе (в области строительства, реконструкции, социальной работы, малого предпринимательства и др.) производится на основе данных мониторинга социальных процессов, анализа законодательства и других значимых факторов. Анализ и прогнозирование конфликтных ситуаций проводит организационный отдел силами специально обученных специалистов.

12.8.2. Основные цели работы с кризисными ситуациями: прогнозирование проблемных ситуаций:

· предотвращение перерастания проблемы в кризис путем устранения ее причин;

· обеспечение населения и отдельных жителей точной и оперативной информацией;

· минимизация последствий кризисных ситуаций.

12.8.3. В своей работе управа руководствуется разработанной в префектуре ЦАО методическим руководством «Программа «Антикризис»», которая включает следующие разделы:

· истолкование понятия «кризис»;

· информационно-аналитическая работа по «проблемным точкам», прогнозирование кризисных ситуаций;

· разработка универсальной схемы распространения информации в кризисной ситуации, списка получателей информации;

· разработка нескольких вариантов развития кризисных ситуаций и подробного коммуникативного плана по каждой из них;

· идентификация «неотложных» целевых аудиторий, которым потребуется информация;

· список ответственных лиц по каждой кризисной ситуации; списки членов команды кризисного управления и контроля;

· план действий в кризисных ситуациях;

· разработка плана превентивных действий (программа «спиндоктор»).

12.8.4. При возникновении кризисной ситуации распоряжением управы создается рабочая группа из специалистов службы по оргвопросам, соответствующего структурного подразделения управы, подразделений и служб района. Рабочая группа формирует план действий на основе «Программы «Антикризис»» и реализует указанный план.

12.9. Создание и работа Общественного совета района

12.9.1. Для создания эффективных коммуникативных каналов между населением и властью, создания условий для развития конструктивного диалога и сотрудничества с общественными организациями в районе создан Общественный совет района.

12.9.2. В состав Общественного совета района входит руководство управы (глава управы и его заместители), представители всех общественных организаций, политических партий, депутатов различных уровней и отдельных наиболее активных жителей района. Деятельность Общественного совета регулируется «Положением об Общественном совете Таганского района».

12.9.3. Общественный совет района является механизмом взаимодействия населения с властью, инструментом влияния общественного мнения на принятие государственных решений, «общественной экспертизой» решений власти, местом формирования «социального заказа» населения районной власти.

12.9.4. Общественный Совет- инструмент влияния руководства района на общественное мнение посредством конструктивного диалога и развития сотрудничества с Советом при одновременном ведении работы по его популяризации.

12.10. Служба «Одно окно»

Управа района является держателем «одного окна» в соответствии с постановлением Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. № 352-ПП «О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме «одного окна», непосредственно осуществляет функции оформления и выдачи документов заявителям по соответствующим направлениям деятельности.

Служба «одного окна» - выдает в установленном порядке документы в соответствии с единым реестром документов, выдаваемых заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти и участвует в подготовке документов в соответствии с утвержденными регламентами.

13. Взаимодействие управы с префектурой ЦАО и органами местного самоуправления района

13.1. Взаимодействие управы района с префектурой ЦАО

13.1.1. Взаимодействие управы района с префектурой округа регламентируется:

· Уставом города Москвы;

· постановлением Правительства Москвы от 24.02.2010г. № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы»;

13.2. Взаимодействие управы с органами местного самоуправления

· Целями управы в работе с органами местного самоуправления являются следующие:

· согласованность и координация действий в решении проблем населения района;

· обеспечение единства методов и подходов в работе с населением.

13.2.2. Координацию работ по организации и развития органов местного самоуправления в районе осуществляется подразделениями управы в пределах своих полномочий;

13.2.3. Управа в отношении органов местного самоуправления решает следующие задачи:

· создание рациональной системы взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления;

· создание условий для развития и укрепления местного самоуправления с включением в эти процессы общественно активных граждан и структур гражданского общества;

· оказание организационной, финансово-экономической, методической помощи органам местного самоуправления района;

· содействие в решении вопросов кадрового обеспечения, создания системы подготовки и повышения квалификации кадров, создания кадрового резерва;

· создание условий информационного обеспечения населения и органов местного самоуправления, интегрированных в городскую систему «Электронная Москва», проведение социологических опросов;

· подготовка и проведение заседаний Координационного совета по взаимодействию органов исполнительной власти с органами местного самоуправления;

· подготовка и проведение встреч руководителей районных органов исполнительной власти с депутатами муниципального Собрания ВМО Таганское.

14. Межрегиональные связи

14.1. Порядок осуществления межрегионального сотрудничества

14.1.1. Порядок осуществления межрегионального сотрудничества определяется действующим федеральным законодательством, постановлением Правительства Москвы от 07.08.2001 № 726-ПП «О реализации положений закона города «О договорах и соглашениях города Москвы»

14.1.2. Сторонами межрегионального сотрудничества могут быть, управа района, хозяйствующие субъекты, находящиеся в ведении управы района.

14.1.3. Общее руководство формированием межрегиональных связей органов исполнительной власти района осуществляет глава управы Таганского района. Работа по координации межрегиональных связей осуществляется комплексом социальной политики управы.

14.1.4. Понятие «Межрегиональное сотрудничество» включает: подготовку и ведение переговоров, заключение договоров, соглашений и контроль за их исполнением; обмен визитами официальных лиц и делегаций; осуществление переписки.

14.2. Подготовка и ведение переговоров

14.2.1. Глава управы в инициативном порядке, а также в случае обращений к ним о необходимости заключения договора или соглашения об осуществлении межрегионального сотрудничества обращаются к префекту округа с предложением о вступлении в переговоры. Предложение о вступлении в переговоры или предложение о заключении соглашения должно включать цели, задачи, предполагаемые для обсуждения вопросы, финансово-экономическое обоснование предлагаемого сотрудничества, сроки проведения переговоров.

14.2.2. Префект округа определяет целесообразность или нецелесообразность проведение переговоров и уведомляет об этом заявителя. При переговорах ведется протокол, который по итогам переговоров с докладной запиской направляется префекту округа для принятия дальнейших решений.

14.3. Заключение договоров, соглашений и контроль их выполнения

14.3.1. Заключение межрегиональных договоров и соглашений осуществляет от имени администрации района по поручению префекта - глава управы района. Выполнение условий заключенных межрегиональных договоров и соглашений по поручению префекта осуществляет глава управа

14.3.2. Практическую реализацию заключенных межрегиональных договоров и соглашений префект округа может своим распоряжением закрепить за управой района. Закрепленные за управой района (их руководители) принимают участие в переговорах, обеспечивают выполнение договоров и соглашений, осуществляют периодичные рабочие контакты с руководителями закрепленных регионов, вносят предложения по развитию сотрудничества и организации мероприятий в рамках договора.

14.3.3. Межрегиональные договоры, заключенные управой района, находятся на контроле главы управы района, который ежеквартально информируют префекта округа о ходе их реализации.

14.4. Обмен визитами официальных лиц и делегаций

14.4.1. Обмен визитами официальных лиц и делегаций осуществляется в соответствии с действующей в городе протокольной практикой. Глава управы в инициативном порядке, а также в случае обращений к нему о предполагаемом визите, обращаются к префекту округа с предложениями, которые должны содержать состав делегации, цели, задачи, программу пребывания, обеспечение финансирования и сроки визита.

14.4.2. Представляемые префекту предложения о нанесении межрегиональных визитов или приглашении делегаций согласовываются заместителем префекта – возглавляющим социальное направление деятельности округа. Префект округа определяет целесообразность нанесения визита или приема делегации и уведомляет об этом главу управы.

14.4.3. По окончании нанесения визита или приема делегации глава управы представляет отчет префекту.

14.5. Осуществление переписки

14.5.1. Официальная и деловая переписка межрегионального характера, а также все документы, полученные от представителей регионов, подлежат регистрации. На все письменные, телеграфные и телефаксные запросы регионов должны быть даны ответы в установленные сроки.

Заключение

Ответственность за нарушение Регламента

За нарушение требований настоящего Регламента, а также за разглашение сведений служебного характера, виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Дисциплинарные взыскания оформляются приказами управы, в которых могут приниматься решения о частичном или полном депремировании виновных лиц, объявляться выговоры.

Принятие и порядок внесения изменений в Регламент

Регламент утверждается распоряжением управы. Поправки в действующий Регламент могут вноситься на основании распоряжений управы. Актуализация (приведение в соответствие) Регламента осуществляется не реже чем один раз в год (в период с 1 января до 1 февраля).

Изменений в действующий Регламент указываются в листе изменений. Каждое изменение содержит текст изменения, источник изменения, дату введения.

Накопившиеся за год изменения вносятся в текст Регламента и выпускается его новая версия.

Настоящий Регламент подлежит официальному опубликованию.

Возврат к списку

Версия для печати